Qual o melhor software de gestão para meu escritório?

Qual o melhor software de gestão para meu escritório?


30/08/2017

Bom, tenho recebido diversos e-mails de arquitetos com o seguinte dilema:
“Investi meu dinheiro na compra e implementação de um software de gestão para meu escritório de arquitetura, só que ele está encostado e eu mal uso ele. O que faço agora?”.

Se identificou com a história? Bom, então agora você já sabe que não é o único com esse problema rs. Isso acontece com boa parte das pequenas e médias empresas. Por vezes, acabamos adquirindo um software de gestão seja por recomendação de algum colega de profissão, por vermos em algum lugar que funciona ou por “livre e espontânea pressão” de alguma empresa tentando te vender.

Mas calma, softwares de gestão realmente funcionam. Na verdade, eles são essenciais para facilitar a rotina do seu escritório à medida que ele for crescendo. Softwares como ERPs (enterprise resource planning) ou CRMs (Customer relationship management), como por exemplo o NAVIS, CONSTRUMANAGER, DOIT, SAP, entre outros, só serão úteis para você se seu escritório estiver pronto para isso, se atender exatamente a necessidade da sua empresa.

Então para ajudar a selecionar a melhor opção para escritório, separei algumas dicas. Dá uma olhadinha:

Prepare sua empresa para implementar o software

Antes de mais nada, você precisa “preparar o terreno” para a implementação do novo software. Uma mudança de mentalidade é fundamental para que a mudança prática obtenha sucesso também.

O sistema é uma ferramenta nova para ser usada na gestão do seu escritório e junto com ela, deve ocorrer uma mudança de filosofia também. Portanto, para começo de conversa, você deve implementar uma estrutura organizada, na qual todas as pessoas que trabalham na empresa/escritório estejam preparadas e instruídas para a mudança, cada uma delas sabendo sua função dentro dessa nova conjuntura. Todos precisam ter cargos específicos para a operação dos diversos recursos do software.

Além de pessoas sabendo quais suas funções, deve existir uma estrutura organizada, a cultura do controle. A implementação de um sistema desse tipo é benéfica exatamente por oferecer a possibilidade de coletar e processar dados e isso é um trabalho diário. As pessoas envolvidas precisam estar atentas dia-a-dia para coletar esse tipo de informação. Então vale dizer que esse processo só é realmente eficaz quando aplicado diariamente, focando em tarefas como: análise da produtividade de equipes; análise da lucratividade de canais, clientes e produtos; retorno na prospecção de clientes ou qualquer outra ação especifica para o seu negócio.

Escolha o software certo para seu negócio

É comum adotarmos um software que algum conhecido indicou ou que vimos em algum lugar. Mas nem sempre o software de gestão que funciona para uma pessoa irá funcionar para você. É muito importante que você escolha um software que tenha flexibilidade para adaptar aos seus processos internos.

O processos internos da sua empresa se desenvolveram com as demandas dos seus cliente especificos e com o jeito do seu escritório de funcionar. Se você implementar um software que tenha processos padrões diferentes do seu escritório, com o tempo pode ser que você e sua equipe não se adapte a essa mudança e o software acabe sendo deixado de lado.

Então antes de investir o seu dinheiro em algum sistema especifico, pesquise e conheça todas as opções que o mercado te oferece. Se for preciso, contrate um especialista para fazer uma leitura do seu negócio e indicar o que mais se identifica com os padrões de funcionamento do seu escritório.

Avalie a competência do fornecedor para implementar o sistema

Além de um software preciso, é fundamental que o fornecedor desse sistema facilite o processo de aprendizado de sua equipe, oferecendo metodologias e programas de treinamento adequados, estruturados e customizados. Não adiante nada dar uma poderosíssima ferramenta para seus funcionários se você não ensiná-los a usar, não é?

Portanto, tenha certeza que a fornecedora do seu software seja competente em destrinchar até os menores detalhes e capacite sua equipe para dominar totalmente essa nova ferramenta.

(fonte: Alvarenga Neto)

Lucila Turqueto

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